Objectifs :
Ce programme offre une vue d’ensemble complète des compétences nécessaires pour travailler efficacement dans le domaine du secrétariat et de la gestion administrative au sein de l’administration publique. Les journées sont divisées en sessions théoriques et pratiques pour une meilleure assimilation des connaissances.
**Jour 1: Introduction au Secrétariat et à la Gestion administrative**
Matinée:
– Présentation des objectifs de la formation.
– Introduction au rôle du secrétariat dans l’administration publique.
– Principes de base de la gestion administrative.
Après-midi:
– Techniques de communication écrite et orale.
– Gestion de l’agenda et des rendez-vous.
**Jour 2: Gestion des documents et des archives**
Matinée:
– Organisation des documents administratifs.
– Classement et archivage.
Après-midi:
– Utilisation des logiciels de gestion documentaire.
– Gestion électronique des documents (GED).
**Jour 3: Gestion des tâches administratives**
Matinée:
– Planification et gestion des tâches.
– Utilisation efficace des outils bureautiques (Word, Excel, etc.).
Après-midi:
– Gestion du temps et des priorités.
– Techniques de résolution de problèmes.
**Jour 4: Procédures administratives et législation**
Matinée:
– Connaissance des procédures administratives dans l’administration publique.
– Respect des normes légales et réglementaires.
Après-midi:
– Gestion des demandes et des plaintes.
– Confidentialité et protection des données.
**Jour 5: Communication interne et externe**
Matinée:
– Communication interne au sein de l’administration.
– Relations avec les autres services.
Après-midi:
– Communication externe avec les partenaires et le public.
– Gestion des appels téléphoniques et des courriels.
**Jour 6: Gestion de projets et conclusion**
Matinée:
– Introduction à la gestion de projets.
– Méthodologie de gestion de projets administratifs.
Après-midi:
– Étude de cas pratique.
– Conclusion de la formation et évaluation des acquis.
Les compétences requises pour obtenir une certification en tant que cadre en Secrétariat et Gestion administrative, voici quelques compétences généralement attendues pour cette certification :
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Maîtrise des techniques de secrétariat : Capacité à gérer efficacement les tâches administratives courantes telles que la gestion de l’agenda, la préparation de documents, la gestion des appels téléphoniques, etc.
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Compétences en communication : Capacité à communiquer de manière claire et efficace, tant à l’écrit qu’à l’oral, avec les collègues, les supérieurs hiérarchiques, les partenaires externes et le public.
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Gestion des documents et des archives : Connaissance des méthodes de classement, d’archivage et de gestion des documents administratifs conformément aux normes et aux réglementations en vigueur.
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Maîtrise des outils bureautiques : Capacité à utiliser efficacement les logiciels de bureautique courants tels que Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) ou leurs équivalents, ainsi que d’autres outils informatiques pertinents.
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Organisation et gestion du temps : Capacité à planifier et à organiser efficacement les tâches, à établir des priorités et à respecter les échéances dans un environnement de travail dynamique.
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Confidentialité et respect de la vie privée : Capacité à traiter les informations sensibles de manière confidentielle et à respecter la vie privée des individus conformément aux politiques de l’organisation et aux lois applicables en matière de protection des données.
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Résolution de problèmes : Capacité à identifier, analyser et résoudre les problèmes administratifs et organisationnels de manière proactive et efficace.
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Collaboration et travail d’équipe : Capacité à travailler en collaboration avec les membres de l’équipe et à établir des relations de travail harmonieuses pour atteindre les objectifs organisationnels.
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Adaptabilité et flexibilité : Capacité à s’adapter aux changements, à faire preuve de souplesse dans la gestion des priorités et à s’ajuster aux nouvelles situations ou aux nouvelles exigences de travail.
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Éthique professionnelle : Respect des normes éthiques et professionnelles, y compris l’intégrité, la discrétion et le professionnalisme dans l’exercice des fonctions de secrétariat et de gestion administrative.
Ces compétences peuvent être évaluées à travers des examens écrits, des études de cas, des évaluations pratiques, des présentations, des entretiens, ou d’autres méthodes d’évaluation mises en place par l’organisme de certification.
