Durée 5 jours (30 heures)
Cette formation Digitalisation et Archivage Électronique vous permet d’acquérir les éléments indispensables pour aborder, comprendre, gérer et réussir un projet de digitalisation et de conservation/archivage de données numériques, en particulier les techniques de sécurisation, la recherche et l’analyse des risques, l’identification des enjeux légaux et règlementaires, sans oublier les aspects contractuels et assuranciels.
Sont proposés quelques axes de réflexions sur l’évolution du numérique et les nouvelles technologies à prendre en considération afin de poursuivre la démarche en vue d’instaurer une véritable gouvernance de l’information.
Objectif opérationnel :
Savoir maîtriser un projet de digitalisation et de conservation/archivage de données numériques.
Cette formation Digitalisation et Archivage Électronique vous apporte les compétences et connaissances nécessaires pour :
- Maîtriser les informations et données essentielles à connaître pour aborder un projet de digitalisation avec méthode et efficacité
- Maîtriser les grands principes des techniques de sécurisation des données numériques et les notions de preuves électroniques
- Maîtriser les trois piliers de tout projet de digitalisation que sont la signature électronique, la conservation/archivage de données numériques et la gestion des flux ou cycle de vie des documents numériques
- Maîtriser l’identification des risques d’un projet de digitalisation
- Maîtriser les étapes clés et les bonnes pratiques des projets de digitalisation, y compris les aspects contractuels et l’établissement d’un corpus documentaire juridico-technique
- Maîtriser l’identification des contraintes techniques, économiques, organisationnelles, légales et règlementaires qui portent sur les processus dématérialisés
- Maîtriser des techniques/méthodes permettant de choisir objectivement une solution
Public :
Ce cours Digitalisation et Archivage Électronique Lead Manager s’adresse aux profils suivants :
- Archiviste…
- Toute personne devant organiser l’archivage électronique de documents et gérer leur conservation pérenne et règlementaire
- Aux chefs de projet en matière de digitalisation et d’archivage électronique (lorsqu’ils sont identifiés dans l’organisation)
- Aux consultants, aux responsables de la sécurité, aux responsables informatiques, aux juristes et aux archivistes amenés à gérer des projets de digitalisation et d’archivage électronique
- Aux responsables de la gouvernance de l’information, aux responsables de la gestion des risques
- À toutes les personnes désireuses de mieux comprendre les enjeux du numérique dans le cadre de la digitalisation des processus métier et de la conservation de données numériques, voire de la transformation numérique en générale
Pré requis :
Pour suivre cette formation Digitalisation Archivage Électronique, il est nécessaire d’avoir une bonne connaissance des processus informationnels (flux d’information) et une vision d’ensemble de ce que représente un système d’information. Des notions sur la sécurité des systèmes sont également souhaitables.
Intervenants : Un professeur universitaire et un praticien expert
Programme :
1/ De l’archivage traditionnel à l’archivage électronique
- Rappel des principes et obligations attachés à l’archivage traditionnel
- De la GED au Records Management : évolution de la dématérialisation des documents depuis 2000
- Enjeux de l’archivage électronique et du « Records Management » : un projet d’entreprise, toutes les activités sont concernées
2/ Contextes juridique et normatif attachés aux documents numériques
- Le contexte juridique : la valeur probante, la copie fidèle, les évolutions des règlementations
- Le contexte normatif : la norme NFZ42-013 et la définition du SAE (Système d’Archivage Électronique)
- Intégrer l’archivage électronique au sein du système d’information – Nécessité du Records Management
3/ Intégration de la gestion des documents et des archives électroniques au S.I.
- Périmètre fonctionnel du système d’archivage électronique et du Records Management.
- Les bonnes pratiques documentaires versus les processus métiers
- Alimentation et gestion des documents et des archives en format numériques
4/ Mise en œuvre d’un Système d’Archivage Electronique
- Le projet pour la mise en œuvre d’un SAE : démarche, organisation, …
- Solutions et prestataires du marché pour le choix d’un Système d’Archivage Electronique
- Coûts et retours d’expérience
Synthèse et bilan : ce qu’il faut retenir
Modalités pédagogiques
- Pédagogie participative alternant les présentations et les échanges,
- Séances de questions / réponses,
- Vidéo projection du support de formation,
- Supports téléchargeables au format PDF.
- Exemples concrets de documents pour illustrer les différents types/natures des fonds documentaires des entreprises.
- Utilisation d’une solution en ligne pour illustrer les fonctionnalités : d’un logiciel.
- Retours d’expériences : Transformation Numérique, GED, Archivage.
Suivi et évaluation
- Évaluation des acquis en amont via un questionnaire d’auto-positionnement et en aval via un questionnaire d’évaluation rempli par le formateur sur la base des mises en situation réalisées en formation
- Un support de cours est remis à chaque stagiaire
Attestation Mini Master : par l’université SUPTECH = 5 Crédits
La certification en digitalisation et archivage électronique vise à valider les compétences d’un individu dans le domaine de la conversion de documents physiques en formats numériques et de leur gestion et préservation à long terme dans des environnements électroniques. Voici les objectifs et le contexte principaux de cette certification :
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Validation des compétences en digitalisation : La certification atteste que le candidat possède une expertise dans les processus de digitalisation, y compris la numérisation de documents, la conversion de formats, la reconnaissance optique de caractères (OCR), la gestion des métadonnées, etc.
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Amélioration de la crédibilité professionnelle : Pour les professionnels travaillant dans les domaines de la gestion des documents, des archives, de la bibliothéconomie ou de l’informatique, détenir une certification en digitalisation et archivage électronique renforce leur crédibilité en démontrant leur maîtrise des technologies et des meilleures pratiques dans ce domaine en évolution rapide.
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Adaptation aux exigences légales et réglementaires : Avec la montée en puissance de la transformation numérique, de nombreuses entreprises et organisations sont tenues de conserver et de gérer leurs documents et leurs archives de manière électronique pour se conformer aux réglementations en matière de protection des données et de gouvernance de l’information. La certification en digitalisation et archivage électronique permet aux professionnels de répondre à ces exigences.
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Optimisation des processus et réduction des coûts : La digitalisation des documents et des archives peut entraîner une amélioration significative de l’efficacité opérationnelle en réduisant les besoins en espace de stockage physique, en facilitant l’accès et la recherche d’informations, et en permettant une collaboration plus efficace à travers des plateformes numériques.
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Sauvegarde et préservation du patrimoine documentaire : La certification en digitalisation et archivage électronique comprend souvent des compétences liées à la préservation à long terme des documents numériques, en garantissant leur intégrité, leur authenticité et leur accessibilité dans le temps.
En résumé, la certification en digitalisation et archivage électronique vise à former et à valider les compétences nécessaires pour gérer efficacement la transition vers des environnements numériques dans le domaine de la gestion documentaire et des archives, en garantissant la conformité réglementaire, la protection des données et la préservation du patrimoine documentaire.